서베이 설계 가이드(1) 근무 제도

코로나19로 인해 재택 근무 제도를 채택했던 기업들이 다시 사무실 출근으로 복귀하고 있습니다.(링크) 그러나 지난해 Lemonbase Camp Weekly를 통해 짚어낸 것처럼 대부분의 기업이 팬데믹 이전의 사무실 근무로 완전히 복귀하지는 않는 것으로 보입니다.(링크) 최현아 콘페리 컨설팅 전무가 HR인사이트를 통해 “100% 재택 혹은 100% 사무실 근무로 이분화해 근로 형태를 정하는 방식은 낡은 사고의 틀에 갇힌 접근법”이라고 지적했듯 획일화된 근무 제도로 회귀하기보다 조직 특성과 문화에 적합한 근무 제도를 수립하려는 것이지요.

조직 특성과 문화에 맞는 근무 제도, 어떻게 찾을 수 있을까요?

근무 제도 수립의 궁극적인 목적은 어떤 근무 방식을 채택하느냐, 즉 ‘사무실이냐 재택이냐’에 있다기보다 구성원들이 업무에 몰입할 수 있는 환경을 구축하는 것에 있습니다. 이에 따라 조직 특성과 문화, 업무 특성에 적합한 근무 제도를 고안하는 것이 HR의 새로운 과제가 되었지요. 스타트업 CEO들이 ‘가장 적합한 근무형태에 대해 지속적으로 고민하고, 이에 대해 구성원과 소통할 필요성’을 2023년 스타트업 HR의 시급한 현안으로 짚어낸 것도 이러한 맥락과 궤를 같이 합니다.(링크)

근무 제도 수립의 핵심에 ‘구성원의 몰입’이 놓여 있기에, 근무 제도를 설계하거나 개선하는 과정에서 지속적으로 구성원의 목소리를 수집해 반영해야 합니다. 이때 구성원의 의견을 효율적으로 수집하기 위해 필수적인 것이 구성원을 대상으로 하는 ‘서베이’입니다. 월간 인재경영은 재택과 사무실 근무를 겸하는 ‘하이브리드 근무’로 전환하기 전과 후, 최소 2번의 진단 서베이를 진행해 전사 구성원의 의견을 수렴할 것을 추천했습니다.(링크)

근무 제도 수립 전과 후에 사용할 수 있는 서베이 템플릿은 5월 중 출시될 레몬베이스 서베이에서 만나보실 수 있습니다. 근무 제도를 수립하는 과정에서 ‘재택 근무/하이브리드 근무 적합도 서베이’를 활용한다면 조직 내 구성원 별 업무 현황 및 선호를 수렴해 근무 제도에 반영할 수 있습니다. 예를 들어 협업해야 하는 업무가 많은 직군은 사무실 근무가 적합할 수 있는 반면, 개인적으로 집중해야 하는 업무가 많은 직군은 집에서 근무할 때 업무에 더욱 잘 몰입할 수 있겠지요. 근무 제도를 수립한 뒤에도 ‘근무 제도 변화 후 모니터링 서베이’를 통해 구성원의 입장에서 현 근무 제도의 개선점과 보완점을 파악할 수 있습니다. 근무 제도에 따라 변화된 사무실의 근무환경이 몰입을 해치지는 않는지, 운영 가이드에서 보완할 점은 없는지 등을 직접 구성원에게 질문하여 얻은 서베이 결과는 추후 제도 개선을 위한 액션 아이템(Action Items)의 토대가 되지요.

재택 근무 적합도 서베이 : 근무 제도를 설계할 때, 무엇을 고려해야 할까요?

업무의 특성

근무 제도를 수립하기 전, 업무의 성격을 조직 단위별로 분석해 각 팀에 적합한 근무 방식을 확인하는 것은 적절한 근무 제도 수립의 첫걸음이 됩니다. HBR은 근무 제도 수립 과정에서 대면 커뮤니케이션이 필요한 업무와 원격 처리가 가능한 업무에 대해 직원들에게 질문할 것을 제안했는데요.(링크) 긴밀한 협업이 요구되거나 보안이 중요한 업무는 사무실에서 근무하는 게 적합할 수 있으나, 홀로 집중해야 하는 업무가 많은 경우 오히려 재택 근무가 업무 몰입에 적절할 수 있습니다. 동일한 직군 내에서도 리더인지, 비직책자인지에 따라 필요한 협업의 정도가 다를 수 있기에 직책에 따라서도 적합한 근무방식이 다를 수 있지요. 따라서 근무 제도를 수립하기 전 실시하는 ‘재택 근무 적합도 서베이’에서는 “나의 업무에 긴밀한 협업이 요구되는지”, “나의 업무에 보안이 중요한지”, 혹은 “홀로 집중해야 하는 업무 비중이 높은지” 등 업무의 특성에 대해 구성원에게 질문합니다. 이렇게 얻은 서베이 결과를 직군/소속 조직 등 조직 단위를 기준으로 분석한 뒤, 각 조직 리더와의 논의를 거치면 각 조직 단위별 업무 특성을 더욱 정확히 이해할 수 있지요. 이 과정을 통해 성과를 내기 위해 각 조직별로 가장 적절한 근무 방식이 무엇인지에 대한 힌트를 얻을 수 있습니다.

가용 자원

업무의 성격 못지않게 중요한 것이 조직 내에서 근무 제도 지원을 위해 사용 가능한 자원입니다. 일부 직군에서 재택 근무가 업무 몰입에 효과적이라고 판단되더라도, 집에서 근무할 수 있는 물리적인 환경이 갖추어져 있지 않다면 업무에 집중할 수 없겠지요. “재택 근무 시 활용할 수 있는 기기가 있는지”, 그리고 “그 기기를 업무에 적절히 활용할 수 있는지” 등 서베이를 통해 구성원의 현재 업무 환경을 파악하고, 근무 방식을 바꾸었을 때 조직에서 제공해야 하는 것이 무엇인지 확인할 수 있습니다. 이렇게 수집된 데이터를 바탕으로 할 때 제한된 조직의 리소스 내에서 꼭 필요한 기술적·도구적 지원책을 먼저 마련할 수 있지요.

구성원의 선호

구성원이 선호하는 근무 형태가 무엇인지도 고려해야 합니다. 갤럽의 조사에 따르면, 하이브리드 근무 형태를 선택하더라도 구성원 각자가 원하는 근무형태의 비율(재택/사무실)은 다양한 것으로 나타났습니다.(링크) 모든 구성원이 재택 근무만을 원하는 것은 아닐 수 있다는 것이지요. 출퇴근에 소요되는 시간이나 가정 내 역할 등 구성원 개인의 상황에 따라 선호하는 근무 방식이 다를 수 있습니다. 이러한 맥락에서 구성원이 원하는 근무 형태는 무엇인지, 만약 재택 근무를 원한다면 일주일에 며칠을 집에서 근무하는 것이 적절할지 등을 서베이에서 직접 질문함으로써 구성원 개개인의 솔직한 요구를 한번에 모아 확인하고, 근무 제도에 반영할 수 있습니다. 예를 들어, 업무의 성격이 유사한 조직에 속해 있더라도 구성원 개개인이 선호하는 근무 형태가 상이하다면, 필수로 출근하는 요일 외에는 자율적으로 근무 방식을 선택할 수 있게 하는 것이 적절하겠지요. 월간 인재경영은 이를 결정할 때 이러한 서베이에 더해 책임자(리더)와의 1:1 미팅을 함께 진행할 것을 추천했습니다.(링크)

서베이 결과와 함께, 근태 관리 방안 및 조직 문화와의 적합도(fit)를 종합적으로 고려할 때 우리 조직에 적합한 근무 제도를 수립할 수 있습니다. 제도 수립과 동시에 근무 제도가 효과적으로 운영될 수 있도록 운영 규정(그라운드 룰)을 마련하는 것도 중요합니다.(링크) 구성원들에게 명확한 가이드를 제공해야 근무 제도 변화 후 발생할 수 있는 혼란을 방지할 수 있기 때문이지요.(링크)

모니터링 서베이 : 근무 제도 수립 후, 어떻게 개선점을 찾을 수 있을까요?

한번 근무 제도를 수립하고 나면 이 제도를 그대로 가져가야 할까요? 이전 Lemonbase Camp Weekly에서 “조직은 시행착오를 겪으며 피드백을 수집해 지속적으로 근무 제도를 개선해 나가야 한다”고 전한 것처럼, 근무환경은 구성원의 몰입과 직결되는 요소이므로 몰입을 방해하는 환경 요소는 없는지, 근무 제도를 수립한 뒤 예상치 못한 문제가 발생하지는 않았는지 개선점을 지속적으로 탐색해야 합니다. 이때 구성원의 의견을 효과적으로 수립하기 위해 활용 가능한 것이 ‘모니터링 서베이’입니다. 조직의 복잡도나 내외부의 환경 변화에 따라 서베이의 주기는 달라질 수 있겠으나, 월간 인재경영은 6~8주 간격으로 조직의 발전을 평가하고 업무 환경상 개선해야 할 사항을 점검해야 한다고 전합니다. ‘오피스 퍼스트’ 제도로 복귀한 카카오는 “3개월에 한 번씩은 (근무제에 대해) 논의하자”는 내용을 가이드라인에 싣기도 했지요.(링크)

사무실 근무 환경에서 몰입을 저해하는 요소는 없는지 확인한다.

근무 제도 개선을 위한 액션 아이템을 도출하기 위해 ‘모니터링 서베이’에서는 어떤 질문을 던져야 할까요? 사무실 근무 환경 전반을 점검하고, 몰입을 저해하는 요소를 발견하는 것에서 출발해보세요. ‘사무실에서 필요한 기기를 원할 때 사용할 수 있는지’, ‘현재 사무실의 좌석 배정 방식은 업무에 적절한지’ 등의 질문을 통해 사무실 근무 환경에서 개선되어야 할 부분은 무엇인지 파악할 수 있습니다.

운영 규정상 보완해야 할 점을 확인한다.

근무 제도 설계와 유사한 맥락에서 운영 규정이 효과적으로 설계되었고 구성원들이 이를 잘 준수하고 있는지도 중요하게 살펴보아야 할 주제입니다. 특히 조직 내에서 팀별로 근무 방식이 상이하거나 구성원 개인이 선택할 수 있는 유연성(flexibility)이 높은 제도를 설계한 경우, 명확한 운영 규정과 가이드라인은 구성원들의 형평성 인식과도 직결됩니다. ‘규정이 존재한다는 것을 인지하고 있는지’, ‘현재 가이드라인이 적절한 근무 환경 유지에 도움이 되는지’, ‘다른 구성원들이 이를 잘 준수하고 있다고 생각하는지’ 등 운영 현황에 대해 상세히 질문함으로써 세부 액션 아이템을 달리 도출할 수 있습니다. 구성원들이 규정의 존재 자체를 잘 알지 못한다고 응답했다면 운영 규정을 홍보할 수 있는 기회를 더 마련해야 하는 한편, 규정이 근무 환경 유지에 도움이 되지 않는다고 응답했다면 세부 규정을 보완해야 하겠지요.

구성원 간 소통 및 협업 생산성의 변화를 확인한다.

근무방식의 변화가 가장 큰 영향을 미치는 것은 구성원 간 관계나 협업 생산성일 텐데요. 여러 기업에서 재택 근무 제도를 축소하는 이유가 소속감, 신뢰감 등 구성원 간 관계나 협업 생산성 때문임을 고려해보면,(링크) 원활한 협업이나 소속감, 신뢰감을 포함한 조직에 대한 정서가 근무 제도의 변화에 따라 크게 달라질 수 있는 것이지요. 재택 근무 위주의 제도가 사무실 중심으로 회귀했다면, 구성원들에게 “실제로 협업이 원활해졌다고 느끼는지”, “조직에 대한 소속감이나 동료에 대한 신뢰감이 높아졌다고 느끼는지” 등 질문을 던짐으로써 구성원의 인식 변화를 직접 확인할 수 있습니다. 반대로 재택 근무가 증가한 팀의 구성원이라면 재택 근무로 인해 발생할 수 있는 문제(예컨대, 소속감 저하나 협업 생산성 감소 등)를 조기에 확인할 수 있지요. 서베이 응답과 함께 업무 협업 툴의 사용 빈도나 협업의 성과 지표 등 다양한 데이터를 종합해 검토한다면 조직 내 협업 및 소통의 변화를 더 상세히 살필 수 있습니다.

구성원들의 협업 경험을 더욱 구체적으로 살펴보고 싶다면, 레몬베이스 서베이 제품에서 제공하는 ‘팀 간 협업 경험 서베이’ 템플릿을 활용할 수 있습니다. 후속으로 이어질 ‘서베이 설계 가이드 (2) 협업’에서 협업 경험 중 어떤 부분에서 구성원들이 고충을 느끼는지 상세히 확인할 수 있는 서베이 활용법을 만나보세요 🙌

More to Read

• 고용노동부, <2022년 재택근무 우수사례집>(2023.4).
• Tsedal Neeley, Rethinking “Back to Work”(2021), HBR