일의 우선순위를 밝히는 세 가지 질문

안녕하세요, 하이커 님

무더위에 어떻게 지내고 계신가요? 더운 날씨에도 불구하고 여기저기 자리를 옮기며 고객과 만나고, 후속 조치를 위해 미팅록을 꼼꼼히 정리하고 메일도 발송하는 등등 스트레스를 받을 정도로 많은 일을 하고 있는데, 중요한 일을 놓치고 있는 것만 같아 걱정이 될 때가 있진 않나요. 중요한 일을 할 '시간이 없다'는 느낌에 시달리고 계실지도 모르겠습니다. 혹시 그렇다면, 오늘의 Lemonbase Camp Weekly(LbC Weekly)에 주목해주세요. 머릿속에 웅크리고 있는 걱정들을 펼쳐놓고 진짜 중요한 일을 할 시간이 없는지를 파악함으로써 우선순위를 설정하는 방법을 전해드리겠습니다 🙌

LbC Weekly는 성과관리 서비스 레몬베이스의 지식과 노하우를 모아둔 '레몬베이스 캠프'에서 최신의 이슈와 트렌드만 선별하여 보내드립니다.

2023.8.23. #61
✅ 이번 주 성과관리 고민은 집중력(3) 데이라이트입니다.

'주의를 끄는 일'을 모두 한곳에 모으는 것부터

무엇에 집중해야 할지를 찾기 위해선 우선 할 수 있다는 생각이 들거나, 해야 할 것 같다거나, 하고 싶다거나 등등 나의 주의를 빼앗는 모든 일들을 머릿속에서 꺼내는 것이 중요하다고 많은 전문가들이 입을 모읍니다.(링크) 햇빛(데이라이트)이 비추는 밝은 곳에 나의 주의를 끄는 수많은 일들을 펼쳐 놓는 것이지요.

우선 일거리처럼 보이는 모두를 수집하는 것입니다. 책 <쏟아지는 일 완벽하게 해내는 법(Getting Things Done)>은 업무 흐름에 수동적으로 끌려가는 것이 아니라 통제력을 발휘하려면 아래의 다섯 단계를 거쳐야 한다고 강조합니다.

이 책의 저자는 "많은 사람들이 정리 작업에 성공하지 못하는 주요 원인 중 하나가 다섯 단계를 한꺼번에 다 하려 들기 때문"이라고 진단했습니다. 자신의 주의를 끄는 일을 수집한 뒤 실행할 옵션들을 정리하는 것이 아니라, 수집 단계에서부터 우선순위와 순서를 정하려고 한다는 의미로 해석됩니다. 또 "대부분의 사람들은 수집 절차에 취약하다"고도 지적했는데요, 수집의 핵심은 머릿속에 있는 모든 일을 꺼내는 것임을 다시 한 번 강조하는 셈입니다. 그러니까 아직 우편함에서 꺼내지 않은 공과금 납부명세서, 커피 테이블에 쌓여 있는 주간지 등이 모두 수집의 대상이 될 수 있다는 것이지요.

아직 완료되지 않은 일, 변화가 필요하다고 생각하는 일이 모두 포함될 수 있습니다. 중요한 것은 이런 '미완의 일'들이 머릿속을 돌아다니면서 나의 주의를 끌도록 두지 않는 것임을 잊지 마세요.

머릿속에서 꺼내 어디에 어떻게 모아둘 것인가에 관해선, '늘 몸에 지니면서 업데이트할 수 있다'는 조건만 충족하면 앱을 활용하든 노트에 쓰든 자신에게 가장 적합한 툴을 골라 쓰면 됩니다. (레터를 쓰고 있는 저는 카카오 톡비서 죠르디를 활용하고 있습니다. 제가 맡은 일, 집안일을 모두 생각날 때마다 목록에 넣어두려고 하지요. 여러분은 어떤 툴을 쓰고 계신가요?)

할 일 목록(To do list)에서 우선순위를 정하는 세 가지 질문

그러면 수집된 수많은 일들 중에 무엇을 '해야 하는 일'로서 할 일 목록(To do list)에 포함해야 할까요? 책에선 "실행할 행동이 있는 경우에만" 해야 하는 일에 해당한다고 구분의 기준을 제시합니다. 예를 들어, 예정된 강연의 요약문을 이메일로 보낸다거나, 오늘 마친 미팅에서 도출된 액션 아이템(실행 방안)을 정리해 참석자들에게 공유하는 일 등이 목록에 자리 잡게 되겠지요.

(먼저, 할 일 목록의 '할 일'은 '행동'을 나타내기 때문에 '동사형'으로 작성하려고 주의를 기울이고 있습니다. 단순히 '미팅', '인터뷰'라고 일정을 나열하는 데 그치지 않고, '미팅 참관', '인터뷰 질문(안) 송부'라고 쓰면 내가 해당 일정에서 어떤 역할을 맡아 무엇을 해야 할지가 구체적으로 드러나기 때문입니다.)

이렇게 목록을 작성하고 나니, 일단 '벅차다'는 느낌을 받았고 이 느낌 때문에 바로 일에 착수하기 힘들었습니다. 이런 느낌에서 벗어나 중요한 일이 무엇인지 찾고 그 일에 집중하기 위해서 어떤 질문들을 스스로에게 던지면 좋을까요?

1. 오늘 다른 일을 제쳐두고서라도 꼭 해야 하는 단 '한 가지 일'은 무엇인가?

첫번째 질문은 책 <원씽(The One Thing)>에서 찾았습니다. 우선순위(priority)의 사전적 의미는 '매우 중요해서, 다른 일에 앞서 처리해야 할 일'(링크)입니다. 즉 가장 먼저 해야 할 일이 무엇인지를 뽑는 것이 곧 우선순위를 정하는 일이 될 수 있습니다. 그런데 일상적으로 우리는 여러 중요해 보이는 일을 마주하게 됩니다. 지난 월요일 오전 할 일 목록을 마주하는 저의 마음도 마찬가지였고요. '중요한 일이 한두개가 아닌데, 무엇부터 해야 하지?'

이럴 때 가장 먼저 할 단 하나의 일을 결정하기 위해서 각각의 일에 한가지 질문을 더 던져볼 수 있습니다. '이 일을 완료하지 않으면 어떻게 될까?'를 상상해보는 것이지요.(링크) 마감시간이 언제인지, 대안이 있는지, 이해당사자나 협업 상대가 있는지 등이 '필터'가 되어 중요한 일을 남길 수 있습니다. '우선순위를 설정하는 기준이 무엇인가요?'란 설문에 하이커 님들이 남겨주신 응답에서도 마감기한, 소요시간, 일의 진척도, 협업 필요성 등이 중요한 기준으로 꼽혔습니다.

• 21일 오전 일정의 예로 돌아가보면, '회사 제품의 현주소를 빠르게 확인할 수 있는 중요한 미팅 옵저빙을 하지 않는다면?'이란 질문을 스스로에게 던져볼 수 있었습니다. 우선 미팅 옵저빙을 하기로 하여 초대 받았는데 일정을 취소하고 참여하지 않기로 하면 주최자에게 미안한 마음이 들겠지요. 하지만 메신저에 미팅 주최자에게 양해의 말씀을 남기면서 하이브리드 미팅이라 녹화된 영상을 추후에 볼 수 있을지 혹은 유사한 주제로 다시 진행될 미팅이 있는지 등 대안을 확인할 수 있었습니다. 이렇게 대안을 확인하고 우선 당일 미팅 옵저빙은 하지 않는 것으로 빠르게 결정할 수 있었지요.
• 목록의 다른 할 일로 넘어가서, '이날 오전에 인터뷰 질문을 보내지 않는다면 일어날 일의 결과'를 떠올렸습니다. 인터뷰 대상을 어렵게 섭외하기도 했고, 인터뷰이와 처음 만나기로 약속한 것이라 신뢰를 쌓는 것이 중요했습니다. 그런데 미리 약속한 월요일 오전 중에 인터뷰 질문을 보내지 않으면 신뢰에 작은 금이 갈 수도 있고, 신뢰하지 않는 대상이 묻는 인터뷰 질문에 성심성의껏 대답하지 않을 가능성이 높아지겠지요. 따라서 인터뷰 질문을 보내지 않는 것은 고려할 수 있는 대안이 아니었고, 미리 작성해둔 질문지를 보강하기 위해 참고자료를 빠르게 훑는 것부터 시작했습니다.
• 뉴스레터 개요 작성 역시 마감시간을 지키기 위해 중요하게 처리해야 할 일이지만 결론적으로 이날 오전에 가장 먼저 할 일은 아니었습니다. 인터뷰 질문을 먼저 보내고 나니 이 일에 훨씬 더 잘 집중할 수 있는 자신을 발견할 수 있었기 때문이죠.

2. 왜 꼭 해야 하는 일인가?

할 일 목록의 기간을 일주일, 한 달, 1년으로 늘리면 '단 하나의 일'을 고르기가 더욱 까다로워질 수 있습니다. 그럼, 보다 근본적인 질문을 떠올려야 할 수 있습니다. <원씽>에 따르면, 미래에 달성해야 할 목표가 현재의 우선순위에 영향을 미칠 수 있습니다.

• 조직의 목표 달성에 도움이 되는 일인가?
• 리더의 요구에 부합하는 일인가?

내가 할 일(행동)을 일종의 서비스로 본다면, 수요를 고려하는 것이라고 해석할 수 있는데요. 조직과 리더가 필요로 하는 것이 무엇인지, 위 두 가지 질문을 기준으로 이 일을 꼭 해야 하는 이유를 따져볼 수 있습니다.(링크)

3. 내가 꼭 해야 하는 일인가?

수요를 따졌다면, 이제 공급을 따져야겠죠. 질문의 초점을 공급의 주체인 '나'라는 주어로 돌릴 수 있습니다. 키워드는 기여와 영향(임팩트), 이 두 가지를 꼽을 수 있고 기여와 영향의 크기가 곧 우선순위를 결정하는 요소가 될 수 있습니다.(링크)

• 나의 강점, 경험, 역량을 발휘했을 때 가장 많은 기여를 할 수 있는 일인가?
• 나의 열정과 영감을 미루어봤을 때 가장 큰 임팩트를 낼 수 있는 업무, 프로젝트인가?

조직의 관점에선 나 말고 다른 누군가도 할 수 있는 일인지를 살펴볼 수 있습니다. 나 말고 이 일을 할 수 있는 누군가가 조직에 있다면, 위임하는 것이 좋습니다.

마지막으로 한 가지 더. 오랫동안 '수집함'에만 머물고 진전을 보지 못 하고 있는 '할 일'이 있다면 과감히 지우는 것도 집중력에 도움이 될 수 있습니다.