우리 회사, 우리 팀 체크인 주기의 정답은?

"도입 초기에는 (…) 격주에 한 번은 의무적으로 체크인하도록 바꾸어 가이드했습니다. (…) 그런데 실제로 진행해보니, 이 방법이 맞는 조직이 있는가 하면 그렇지 않은 조직도 있다는 것을 알게 되었습니다. 예컨대 A 조직은 한 달에 한 번, B 조직은 실적 마감에 따라 2주에 한 번, C 조직은 프로젝트 단위에 맞춰서 등 조직별 업무 특성에 따라 효과적인 체크인 주기가 달랐던 거죠. 그래서 올해부터는 각 조직 상황에 맞게 체크인 주기를 직접 정하도록 하고, 조직별로 약속된 일정에 따라 체크인을 진행하고 있어요." (우아한청년들의 레몬베이스 고객인터뷰 중)

목표 체크인은 얼마마다 한번씩 하는 게 좋을까요? 정답은 '하나로 정해진 주기는 없다'입니다. 체크인 주기를 정하는 데 영향을 주는 요소가 많고, 그에 따라 나름의 적절한 주기를 정한다면 그것이 우리 조직에 맞는 정답이겠지요. 오히려 하나의 주기를 정해 일괄 적용하려고 할 때 문제가 생길 수 있습니다. '모든 팀은 격주에 한번씩 체크인하고 그 기록을 공유해주세요.' 회사 전체적으로 목표관리를 위한 체크인 지침을 공지했는데, 만약 특정 팀에서 '우리 프로젝트는 두달 뒤에나 진척되기 시작한다'며 난색을 표한다면 어떻게 해야 할까요?

오늘 Lemonbase Camp Weekly(LbC Weekly)는 글의 결론을 먼저 짚으면서 시작하겠습니다. '한 회사 안에서도 목표, 업무의 성격, 팀/조직의 특성에 따라 목표 체크인 주기는 각각 다를 수 있다.' "목표를 기준으로 어디쯤 와 있고, 목표 달성을 위해 무엇을 하고 있는지를 공유하는 활동"(링크)이라는 체크인의 목적을 극대화하기 위해 체크인 주기를 유연하게 설정하고 참여하는 방법을 오늘 레터에서 살펴보겠습니다.

한 회사 안에서도 '이것'이 다르다면…

📆 목표의 달성 기간

[소프트웨어 개발팀의 A제품 00 스펙 개발을 위한 스프린트 vs. 가전제품 상품기획팀의 냉장고 차세대 모델 기획]

개발 스프린트, 한 분기 정도 진행되는 프로젝트 등 비교적 짧은 기간 동안 달성할 수 있는 단기 목표와, 연 단위 혹은 그 이상의 장기 목표 간 체크인 주기는 다를 수 있습니다. 단기 목표는 달성을 위해 주어진 시간이 짧은 만큼 기민하게 움직여야 하고, 그런 만큼 업무의 진척 상태를 적시에 파악하는 게 매우 중요합니다. 그렇기 때문에 단기 목표에 대해서는 주간 체크인 등 짧은 주기의 목표 점검을 진행할 필요가 있습니다. 이에 비하면 연간 목표 등의 장기 목표는 중간 결과를 도출하는 데 물리적인 시간이 길게 필요한 경우도 많고, 담당자가 일상 업무와 목표 달성을 위한 업무를 오가야 하는 상황이 지속되면서 목표 달성을 위한 업무 진행이 상대적으로 긴 호흡으로 진행되곤 합니다. 점검할 내용이 빠르게 업데이트되는 상황이 아니라서 체크인을 짧은 주기로 진행할 필요성은 상대적으로 적습니다.

👥 조직의 구조 및 규모

[하위 조직(개별 팀 단위) vs. 상위 조직(회사, 본부 등)]

한 조직 안에서도 위계상 하위 조직과 상위 조직이 각각 담당하는 목표의 성격과 범위가 다른 만큼 체크인 주기도 다르게 적용할 만합니다. 작은 팀 단위의 체크인은 짧은 주기를 권장하는 목소리가 많습니다. 참여자가 적어 체크인 과정에서의 소통 부담은 비교적 작고, 업무의 실행 시점과 점검 시점이 가까워 체크인의 효과는 높일 수 있기 때문입니다. 반면 상위 조직은 여러 하위 조직의 목표와 수직적으로 연결된 큰 단위의 목표를 관리하는 만큼, 체크인에 관여되는 사람도 많고 다루어야 하는 업무 범위도 넓습니다. 자연히 정보의 양도 많아지고, 체크인에 소요되는 시간과 자원도 커집니다. 이런 상황에서 필요 이상으로 잦은 체크인을 강제한다면 전체 업무에서 체크인이 차지하는 비중이 과하게 커지거나, 정보의 종합과 검토보다는 단편적인 상황 전달에 그치고 마는 체크인이 진행될 수 있는 등의 우려가 있습니다.

📊 성과 데이터의 수집 시기

[소프트웨어 업데이트 배포 직후 쏟아지는 유저 데이터 vs. 오프라인 매장 월말 매출 정산 데이터]

담당하고 있는 목표에 대해 실시간으로 측정되는 성과 데이터가 있고 이를 바로 확인할 수 있는 경우라면 이를 토대로 빠른 논의를 할 수 있고, 또 해야 합니다. 체크인을 통해 결정한 사항을 토대로 한 행동이 성과 데이터에 비교적 빠르게 영향을 줄 수 있기 때문에 이 추이를 공유하고 다음 결정을 내리는 것도 짧은 주기로 자주 이루어져야 하겠지요. 하지만 성과 데이터가 수집되기까지 물리적인 시간 자체가 오래 필요한 경우라면, 짧은 체크인 주기에서 성과와 관련해서는 당장 공유할 새로운 정보가 없는 상황을 맞을 수도 있습니다. '지난 주 공유한 내용에서 업데이트된 데이터가 아직 안 나왔는데, 그럼 오늘 체크인은 왜 하는 거지?'라는 생각이 들면 체크인에 참여할 의지가 꺾이겠지요.

주기에 따라 무게중심을 조금씩 다르게

목표 체크인의 목적은 그 주기가 짧든 길든 다르지 않습니다. 다만, 위에서 살펴본 대로 주기가 그렇게 설정된 이유가 있는 만큼 그 이유에 맞추어 체크인 당시 다루는 내용의 무게중심이 약간씩 달라질 수 있다는 점을 인지하면 좋습니다. '실행'과 '방향성 점검'을 양끝으로 하는 시소 위에서 우리 팀의 체크인은 어디쯤이어야 좋을지 고민해보면서 적절한 주기와 체크인 미팅 방식을 정해보세요.

체크인 주기가 짧아질수록

✅ 체크인 시간도 짧게, '실행'에 집중하기

짧은 주기로 체크인을 진행한다는 것은 곧 체크인 미팅이 자주 돌아온다는 뜻입니다. 이때 체크인에 소요되는 시간이 길거나 어젠다 범위가 너무 넓으면 참여하는 구성원이 체크인과 그 준비에 부담을 갖게 되고, '일을 위한 일'이라는 인식은 커집니다. 그러므로 체크인을 위한 미팅 시간을 30분 정도로 잡고, 실행과 관련한 개별 이슈 단위로 논의하는 것이 좋습니다.

✅ 진행 상황을 정량적 데이터 기반으로 간결하게 공유하기

짧은 미팅 시간동안 빠르게 의사결정을 하는 것이 필요하기 때문에 목표 진척 상황을 공유할 때는 정량적이고 객관적인 수치를 이용하는 것이 더욱 중요합니다. 자의적 해석 등의 소통 비용을 줄이고 현재 상황을 동일하게 인식하도록 돕기 때문입니다. 또한, 목표 달성 과정에 장애물을 만났다면 이를 주저하지 않고 공유하는 것이 좋습니다. 문제를 인지한 시점과 머지 않은 때에 관련한 논의를 제때 할 수 있다는것이 체크인 주기를 짧게 했을 때의 장점인 만큼, 이를 살려 해결 방법을 같이 고민할 수 있도록 해야 합니다. 다만, 그 문제가 근본적인 방향성 변경을 검토해야 하거나 다른 이해관계자와의 논의를 거쳐야 해결될 수준이라면 이후 별도 미팅을 통해 대응하는 편이 좋습니다.

체크인 주기가 길어질수록

✅ 목표의 '방향성'을 점검하는 기회로 삼기

체크인 주기가 길어질수록 한번의 체크인에서 다음 체크인까지 긴 기간의 업무 방향성을 결정하게 되는 만큼, 논의 시간을 충분히 가지면서 체크인을 지금 우리의 목표가 목적한 바대로 잘 진행되고 있는지를 돌아보고, 모두의 방향성을 재차 얼라인하는 기회로 삼아야 합니다. 이때, '이 목표를 수립한 목적이 유효한가?' '목표 수립 당시/지난 체크인 당시의 상황과 지금 상황에 차이가 있는가?' 등의 질문이 방향성 얼라인에 도움을 줄 수 있습니다.

✅ 현재 상황의 전후를 함께 논의하기

긴 주기의 체크인은 짧은 주기일 때보다 다뤄야 하는 논의 범위가 시간적으로도, 주제로도 큽니다. 보다 다양한 이해관계자가 참여할 가능성도 좀 더 높고요. 그러므로 짧은 주기일 때처럼 상황만을 공유하고 액션 아이템을 일일이 같이 논의하기에는 상황이 여의치 않을 수 있습니다. 또 단순한 수치로만 상황을 공유했을 때, 맥락에 대한 공유와 이해가 부족한 상황에 처할 수도 있지요. 그러므로 진척 상황을 공유할 때는 그에 대한 원인, 담당자 입장에서 생각하는 더 나은 실행을 위한 개선점 등을 함께 준비해 전달하고 이에 대해 피드백을 나누는 형태로 논의가 정리되는 편이 효과적입니다.