“업무를 어떻게 나누어야 목표 달성에 도움이 될까요?”

팀의 목표 달성을 돕는 업무 배분 가이드

팀의 목표를 달성하기 위해서는 팀 전체의 역량과 자원을 충분히 활용해 핵심과제들을 해결해야 합니다. 이때 업무를 나누고, 이들을 팀원들에게 적절히 분배하는 일은 리더의 중요한 역할 중 하나입니다. 그래서일지 많은 리더들에게 업무 배분은 특히 ‘잘 해야 하는’ 일로 인지되어 더욱 어렵게 느껴지는 과정이기도 하지요.

지난 6월, 레몬베이스가 여러 기업의 팀 리더들과 함께 고민을 나누고 해법을 모색하고자 마련한 ‘레몬베이스 스터디캠프’ 1회차에 참여한 리더들에게도 ‘업무 배분’은 주요한 고민이었습니다. 참여자 모집 과정에서 드러난 고민의 내용을 바탕으로, ‘팀의 목표를 달성하기 위한 업무 배분 방법’을 당시 토의 주제로 삼아 이야기를 나누었는데요. 이 글에서는 ‘스터디캠프’에 참여한 여러 리더들이 토론한 내용을 기반으로 목표 달성을 돕는 업무 배분 방법을 정리해보고자 합니다.

업무 배분, 잘 해야 해서 더욱 고민되는 일

업무 배분을 ‘잘한다’는 건 어떤 의미일까요? 결국 각각의 구성원이 잘 할 수 있는 일, 해내고 싶은 일을 부여해 자원이든 동기든 최대치를 끌어내는 것입니다. 이를 위해서는 일을 주는 사람의 관점에서만 생각하기보다는, 일을 받아서 하는 사람의 관점에서도 생각할 필요가 있습니다. 일방적인 업무 지시든 합리적인 업무 배분이든 그 실행의 결과를 압축하면 ‘조직의 목표 달성을 위해 필요한 00 업무가 팀원 A에게 주어졌다’라는 문장으로 똑같이 묘사할 수 있을 것입니다. 이때 이 둘 사이의 차이를 만드는 포인트는 ‘개인화’입니다. 일하는 사람의 특성과 차이를 고려하지 않은 채 단순 탑다운(top-down) 방식으로 업무를 ‘뿌리는’ 형태의 업무 배분은 그 일을 실제 수행하는 구성원의 역량을 100% 끌어내기 어려울 뿐더러 동기 부여 차원에서도 좋지 않다는 것을 경험적으로 이미 알고 계실 것입니다. 반대로 각 팀원이 잘 할 수 있는 일, 해보고 싶은 일을 부여받거나 ‘내가 어떤 일을 왜 해야 하는가’가 납득된다면 구성원이 그 업무를 더 잘 해내기 위한 동기를 다지는 데도, 조직의 성취와 자신의 성장을 연결하여 생각하는 데도 더 유리할 것입니다. 자연히 자신의 역량과 자원을 업무 수행에 적극적으로 투입할 가능성도 높아지겠지요. 결국 목표 달성의 가능성을 높이기 위해 가진 자원을 최대한 활용한다는 차원에서 개인화된 업무 배분이 좋은 결과를 가져올 확률이 높다는 뜻입니다. 업무 배분에 있어, ‘구성원에 대한 이해를 바탕으로 한 개인화가 중요하다’는 점은 ‘스터디캠프’에 참여한 리더들이 도출한 토의 결과를 관통하는 메시지이기도 했습니다.

업무 배분 판단의 세 축: 역량-동기-업무량

그렇다면 개인화된 업무 배분은 어떻게 해야 가능할까요? 가장 먼저 필요한 일은 업무와 팀원에 대한 이해 및 판단입니다. 팀원 각자와 업무 배분에 대해 논의하기 이전에, 리더로서 업무 배분의 일차 판단에 책임을 가지고 확보한 정보를 토대로 배분의 초안을 그리는 과정입니다.

개인화의 시작은 팀원 개개인을 잘 아는 것이겠지요. 팀원이 잘 할 수 있는 일, 해내고 싶은 일을 알고, 이에 맞추어 이번 목표 기간동안 해내야 하는 일을 ‘매칭(matching)’한다는 관점으로 접근하는 것이 필요합니다. 이는 곧 팀원은 물론, 분배 대상인 업무에 대해서도 같은 기준에 대한 이해가 필요하다는 뜻입니다. 맞는 옷을 찾아주기 위해서는 입는 사람의 치수와 취향을 아는 것은 물론, 가지고 있는 옷에 대해서도 크기나 디자인 등을 알고 있어야 하는 것처럼요.

이때 이러한 이해와 판단의 기준으로, ‘역량-동기-업무량’을 활용해볼 수 있습니다. 성과관리 과정에서 사용되곤 해 ‘스터디캠프’에서도 업무 배분에 사용할 만하다고 언급된 ‘의지-역량 매트릭스(will-skill matrix, 링크)’의 두 기준에, 업무 실행력과 직접적으로 연관된 업무량을 추가로 고려하는 것입니다. 이 세가지 기준을 가지고 업무와 팀원 각각의 방향으로 업무 수행 및 과제 달성, 팀원의 성장 가능성 등을 먼저 가늠해봅니다. 팀의 리더인 본인이 이미 가지고 있는 정보를 바탕으로 아래와 같은 질문에 답하고, 쉽게 답이 나오지 않는 질문에 대해서는 추가로 정보를 수집해야 합니다. 업무 관점에서는 목표의 수립 배경과 구체적인 내용, 관련한 성과 기록 및 수치 등을 찾아보거나 상위 리더를 통해 정보를 얻고, 구성원 관점에서는 1:1 미팅, 자기개발계획(PDP), 이전 리뷰 및 피드백 내용 등을 통해 정보를 얻을 수 있습니다.

판단만큼 중요한 합리적인 소통

위 과정을 거치며 업무 배분의 밑그림을 그리고나서, 이후의 업무 배분 과정에서 가장 중요한 것은 ‘정보와 신뢰에 기반한 합리적인 소통’입니다. 특히 목표 달성이 평가로 이어지는 고과 구조를 가진 경우 이 과정에서 충분한 고민과 소통을 통해 합리적으로 업무가 배분되었다고 구성원이 인식하게 하는 것이 더욱 중요할 수 있습니다.

업무 배분의 초안이 정리되면 이를 바탕으로 팀원들과 개별적으로 소통하며 일차로 업무 배분 현황을 알리고, 이에 따르는 구체적인 기대치도 같이 전달합니다.(링크) 이때 이러한 판단을 하게 된 배경을 충분히 소통하며 팀원과 리더의 이해를 맞춰가는 것이 필요합니다. 위에서의 과정을 거치며 개인화된 업무 배분을 위한 고민을 이어나갔음에도 이 결과가 모두를 100% 만족시키기란 어렵기 마련인지라, 이때 어떤 점이 결정에 영향을 미쳤는지를 알리면 팀원 입장에서도 리더의 판단을 이해하고 수용하는 데 참고할 수 있습니다. 만약 업무 배분에 조정이 필요하다는 팀원의 의견이 있을 경우, 업무 배분을 확정할 때 고려할 수 있습니다.

이렇게 모든 팀원과 한차례 개별적인 소통 및 조정 과정을 거친 뒤에는, 최종적인 업무 배분 결과를 팀에 공유하며 이를 팀 내에 공식화합니다. 이는 팀 내에서 연결되는 업무를 누가 담당하는지 서로 알 수 있게 하며, 협업 과정에 참고할 수 있는 정보가 됩니다.

업무 배분은 일의 시작, 이후 점검하고 회고해야

업무가 한차례 배분되었다고 해서 목표 주기가 끝날 때까지 그 상태가 그대로 유지되는 것은 아닙니다. 이후 목표 체크인 과정을 통해 배분된 업무에 대해 점검하며, 혹 당초 판단과 달라 업무 진척에 어려움을 겪는 경우 해당 구성원과 소통하며 업무를 조정할 수 있습니다. 이때도 리더 입장에서 ‘당장 일이 잘 안 된다’는 판단에 따라 독단적으로 조정을 결정하는 것이 아니라, 변화한 상황이나 팀원이 처한 어려움 등에 대해 서로의 인식을 맞춘 뒤 공감대를 형성하고자 노력하는 것이 중요합니다.

목표 주기가 한차례 끝나고 나면, 목표 회고 과정에서 업무 배분에 대한 회고를 같이 진행하여 다음 목표 주기에 이를 반영하는 것이 좋습니다. 팀과 나의 커리어가 이번 주기로 끝나는 것이 아니기 때문에, 지난 경험을 이후로 잘 활용해야 합니다. 팀원의 역량과 선호, 성향 등에 대한 정보값은 물론, 우리 팀이 주로 맡게 되는 종류의 목표와 업무에 대한 높아진 이해 등도 마찬가지로 다음 주기에 활용할 자원입니다.

🍋 스터디캠프에 참여한 리더들은 ‘팀의 목표 달성을 위한 업무 배분 방법’에 대해 어떤 결론을 도출했을까요? 아래 링크에서 토의 결과를 확인해보세요!
*이 토의 결과는 2024년 6월, 20여명의 팀 리더가 모인 ‘목표관리 스터디캠프’에서 그룹별 토의 결과를 취합해 정리한 자료입니다.