수습 기간 리뷰 운영 가이드

[AtoZ] 수습 리뷰 설계 및 운영 시 유의사항

수습 기간 동안 진행하는 리뷰(수습 리뷰)는 조직 적응의 첫 단추를 채우는 온보딩의 일환으로, 조직은 구성원의 업무 성과, 태도, 조직 적응력 등을 평가하고, 구성원은 자신이 맡은 역할을 이해하며 조직 문화, 근무 환경 등을 평가하는 상호 평가의 기회입니다. 그래서 수습 기간은 구성원이 새로운 직장에서의 생활을 시작하는 때이자 조직의 입장에서는 채용의 연장선으로 여기는 때이기 때문에, 수습 리뷰를 운영하고 결과를 전달하는 절차가 어느 시기의 평가보다 더 중요한 때이기도 합니다. 절차의 중요성을 간과한 채 이 기간을 ‘해고가 쉬운 시기’라고 착각하면 부당해고 분쟁 등 노무 리스크에 노출될 수 있기 때문에 더욱 주의를 요합니다.(링크)

다만 절차만큼 중요한 것이 목적이지요. 수습 리뷰는 합격/불합격을 가르는 것이 아니라, ‘조직에 합류한 구성원이 성공적으로 적응하도록 돕는 것’에 목적이 있다는 점을 제도 설계와 운영 중에 잊지 말아야 합니다.

수습 리뷰의 정의 및 목적

수습 리뷰는 수습 기간 동안 신입 구성원의 성과를 공식적으로 평가하고, 본채용을 진행해 역할을 수행할 역량과 태도를 갖추었는지를 판단하기 위한 절차입니다. 이를 통해 관리자는 구성원의 성과를 평가하고 피드백을 제공함으로써 개선 기회를 부여할 수 있고, 채용 확정/거부(본계약 체결 거부)/수습 기간 연장 등 후속조치 결정의 근거를 마련할 수 있습니다. 구성원은 자신에게 주어진 역할과 기대를 이해하고 회사의 근무 환경과 문화를 평가하면서 조직과 구성원이 상호 적합성을 평가하고 강화할 수 있습니다.

수습 기간은 일반적으로 입사일로부터 3개월에서 6개월 사이로 정합니다. 기간은 법적으로 정해져 있지 않으나 △해고의 예고 △ 수습 중에 있는 근로자에 대한 최저임금 등 관련 법령이 ‘3개월 이내(미만)’로 적용되는 경우가 많기 때문에, 3개월의 수습 기간을 두는 것이 관행으로 굳어졌습니다.

한 조사에서는 기업의 88.2%가 ‘수습 기간이 필요하다’고 응답했습니다.(링크) 해당 조사에서 수습 기간이 필요한 이유(복수응답)는 △업무능력 검증이 필요해서 △조직 적응력 검증이 필요해서 △회사에 적응할 시간을 줘야 해서 △근속 의지를 확인하기 위해서 △직무 교육에 시간이 필요해서 등의 순으로 나타났습니다.

수습 리뷰 설계 시 고려사항

시기 및 주기

3개월 수습 기간을 기준으로 하면, 총 세 차례에 걸쳐 리뷰 시기를 정하고 한 달 단위로 주기를 설정하는 것이 일반적입니다.

1단계: 초기 리뷰(1개월 이내)

• 목적: 기대치 및 목표 명확화, 온보딩 과정 점검
• 중점 사항: 구성원이 자신에게 부여된 역할과 기대치, 수습 기간 동안 달성해야 할 목표를 이해하고 있는지를 점검하고, 회사 시스템 접근, 지원 사항 등 온보딩 과정이 원활하게 진행되고 있는지도 늦지 않은 시점에(입사한 지 1~2주차에 점검하는 것을 추천) 확인

2단계: 중간 리뷰(2개월 이내)

• 목적: 성과 점검 및 개선점 피드백 제공
• 중점 사항: 수습 기간의 절반 시점에 성과, 태도, 조직 적합도를 중간 점검하고, 기대에 못 미치는 부분이 있으면 개선을 위한 구체적인 피드백을 제공. 수습 기간 중간에 평가를 실시해 부족한 부분을 보완할 기회를 제공하는 것이 본채용 거부(수습 기간 중 해고)의 정당성 확보에 필수적(링크)

3단계: 최종 리뷰(3개월 이내)

• 목적: 종합 평가 및 본채용에 대한 최종 결정
• 중점 사항: 목표의 달성 여부, 피드백 반영 및 개선 노력 등을 종합적으로 평가하고, 본채용 확정 또는 거부, 수습 기간 연장에 대한 최종 결정에 필요한 근거를 문서화. 입사일로부터 3개월 이내(10~11주차 추천)에 면담을 통해 결과를 전달하고, 문서에 서명을 함으로써 합의된 사항임을 명시적으로 밝히는 것이 법적 리스크를 줄일 수 있는 방법

또, 주기적인 공식 리뷰 외에 매주 혹은 격주 단위의 면담(1:1 미팅)을 통해 피드백을 제공하면 아래와 같은 이점이 있습니다.(링크)

• 진행 상황 확인: 업무 중 발생한 어려움이나 장애물을 적시에 파악하고 해결에 필요한 지원을 제공할 수 있음
• 지속적인 피드백 제공: 조직에서 긍정적으로 받아들여지는 행동에 대해서는 인정을 표현함으로써 강화하고, 개선이 필요한 부분을 바로잡을 수 있는 기회도 놓치지 않을 수 있음
• 예상 밖의 최종 결정에 따른 법적 리스크 관리: 최종 리뷰 결과로 본채용이 거부된 경우, 조직의 판단 근거와 지원 노력을 입증할 수 있음

평가 항목

신입 구성원을 평가하는 항목은 조직별, 직무별로 다를 수 있으나, 일반적으로는 표준화된 양식을 따르는 경우가 많습니다. 성과, 역량 및 태도, 문화 적합도(culture fit)를 일관되고 균형 있게 평가하기 위한 질문 예시를 아래의 표로 살펴보겠습니다. 평가표 작성 혹은 면담 진행에 참고할 수 있습니다.

수습 리뷰 운영 시 유의사항

1. 투명한 절차를 거쳐 합리적이고 객관적인 평가를 제공한다

수습 기간(예: 3개월)은 근로계약서에 명시하고, 이 기간 동안의 평가 시기(예: 6주차, 11주차)와 항목을 입사 직후 구체적으로 설명함으로써 절차적 투명성을 확보할 수 있습니다. 또, 평가의 객관성을 높이기 위해서는 평가자가 주관적인 판단만이 아니라, 관찰한 행동 사례를 근거로 작성하도록 안내하고 교육하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 학습 민첩성에 대한 평가라면 단순히 ‘새로운 프로세스를 빠르게 적용함’이라고 코멘트를 작성하는 것이 아니라, ‘2주차에 제목 길이 등 콘텐츠 제작 원칙을 전달 받은 뒤 작성한 콘텐츠 3건 모두 해당 원칙을 적용했음’이라고 구체적인 근거를 작성하는 것입니다.

셀프 리뷰, 동료 리뷰를 포함한 다면평가를 실시하는 것도 평가자의 주관성을 보완하는 방법입니다. 특히, 셀프 리뷰는 구성원 스스로 자신의 성과와 개선점을 평가하고 성찰할 기회를 제공하고, 평가 과정에서 나를 평가해달라는 수동적인 피평가자로 머무는 것이 아니라, 나의 성과와 경험, 어려움을 적극적으로 전달하는 참여자의 역할을 부여할 수 있다는 장점이 있습니다. 동료 리뷰를 통해서는 직속 리더가 관찰하기 어려운 일상적인 협업 능력, 문화 적합도에 대한 다각적인 관점을 확보할 수 있지요. 수습 기간에 제출된 동료 리뷰 내용은 평가 대상자 본인에게는 전달하지 않고, 평가자인 직속 리더에게만 참고 자료로 제공되는 경우가 많습니다. 새로운 동료의 역할과 기대치에 대한 정보가 제한적으로 공유되는 수습 기간 내 동료 리뷰는 성장을 위한 피드백 목적보다는 함께 일하고 싶은 동료인지, 팀의 역량을 확장하는 동료인지 등을 평가하는 목적에서 진행되기 때문입니다. 다만 조직의 규모가 클수록 수습 리뷰는 하향 리뷰로만 이뤄지는 경우가 많습니다.

2. 입사 초기부터 명확한 기대치와 구체적인 평가 기준을 전달한다

구성원이 자신의 역할과 주요 책임, 조직의 핵심가치, 행동원칙을 이해하고 있는지를 확인하는 것이 중요합니다. 그래서 기대치와 실제 역할 수행 간의 격차를 줄여나가는 것을 ‘온보딩’의 목표로 삼을 수 있습니다. 온보딩은 신입 사원이 조직에 빠르게 적응할 수 있도록 조직문화를 안내하고 업무에 필요한 정보와 기술 등을 교육하는 과정을 가리킵니다. 갤럽 조사에 따르면, 온보딩에 대한 긍정적인 경험이 있는 구성원들은 자신의 일터에 대한 만족도가 높아지고, 결과적으로 조직에 더 오래 머무를 가능성도 2.6배 높게 나타났습니다.(링크)

수습 기간 동안 정기적인 점검(체크인 미팅)을 진행하는 것은 온보딩에 효과적입니다. 기대치를 명확히 전달할 수 있음은 물론, 피드백을 쌓아두지 않고 적시에 제공함으로써 최종 결과 공유에서 예상치 못한 피드백을 전달하게 되는 위험도 줄일 수 있기 때문입니다.

3. 건설적이고 협력적인 양방향 소통을 보장한다

수습 리뷰 면담은 조직에서 기대하는 역할과 개발 기회에 대한 구성원의 이해도를 높일 수 있는 기회가 됩니다. 조직은 또, 새로 입사한 구성원으로부터 온보딩 프로세스, 회사 문화에 대한 솔직한 피드백을 청취할 수 있는 기회로 활용할 수 있습니다. 이러한 피드백은 온보딩 프로세스가 효과적인지를 가장 정확하게 측정할 수 있는 데이터입니다. 부족한 정보 제공, 불필요한 절차 등 문제점을 파악해 다음 입사자에게 더 나은 경험을 제공하고, 적응 시간을 단축시키는 데 활용될 수 있지요. 또, 신규 입사자는 기존 구성원들은 이미 익숙해진 회사 문화의 비효율적인 측면에 대해서도 신선한 시각을 제시할 수 있습니다. 그래서 평가자인 직속 리더뿐 아니라, HR 담당자도 면담(1:1 미팅)을 진행하면 온보딩 지원에 필요한 정보도 얻고 제도 개선에 필요한 아이디어도 구할 수 있습니다. 다만 입사자 수가 많다든지 등 물리적으로 HR 담당자가 입사자 개인별 면담을 진행하기 어려운 경우에는 서베이를 통해 데이터를 수집하는 것도 방법입니다.

온보딩 프로세스, 회사 문화에 대한 피드백뿐 아니라, 입사자 본인의 우려 사항, 성장에 필요한 지원에 대한 솔직한 의견을 이끌어내기 위해서는 면담에서 개방형 질문을 사용하는 것이 중요합니다.

이러한 양방향 소통은 조직과 구성원이 장기적인 관계를 맺는 토대를 마련할 뿐 아니라, 본채용 거부 등의 결정을 하게 됐을 때 수습 기간 동안 구성원이 제기한 우려 사항에 귀기울였고 성과 향상에 필요한 지원을 제공했다는 정당성을 인정 받을 수 있는 가능성을 높입니다.

4. 과정을 문서화해 결과의 수용성을 높인다

수습 평가 결과와 피드백은 미리 안내한 양식에 따라 기록하고, 후속조치(본계약 체결 혹은 거부, 수습 기간 연장)에 대해서는 서명을 받아 양측의 합의를 문서화함으로써 법적 리스크를 줄일 수 있습니다. 다만 수습 기간 ‘종료 시점에’ 문서화만으로 부당해고 분쟁 등의 리스크 관리가 되었다는 의미는 아닙니다. 거듭 강조하듯 수습 기간을 설정하고, 시기별로 리뷰를 진행하는 목적이 기대치 합의와 이를 기준으로 한 평가에 있기 때문에 공식·비공식 피드백을 통해 이러한 합의 과정과 개선 기회 제공을 입증할 수 있는 근거를 마련하는 것이 중요합니다. 또, 3개월의 수습 기간을 두고 있는 경우 종료 시점 즉 입사 후 근무한 지 3개월째가 되는 시점부터는 해고의 예고 등의 관련 법령의 적용을 받기 때문에 ‘수습 기간 내’ 적절한 절차에 따라 소통이 이뤄지는 것이 더욱 중요해집니다.