1:1 미팅에도 ‘결론’이 필요하다

1:1 미팅을 마무리하며 액션 아이템을 정리하는 것이 중요한 이유

1:1 미팅, 한 차례 한 시간 이야기 나누고 나면 끝?

리더와 팀원이 나누는 1:1 미팅의 목적은 무엇일까요? 이야기를 나누는 두 사람이 업무와 자신의 상황, 목표, 각자의 성장 등에 대해 이해를 공유하고, 이에 기반해 이후의 해야 할 일이나 방향성에 대해 합의하는 것이라고 요약할 수 있겠습니다. 목적을 이렇게 이해하고 나면, 1:1 미팅이 일회성의 이벤트여서는 안 되는 이유를 알 수 있습니다. 끊임없이 변화하는 환경과 상황에서 이러한 공유와 얼라인(align)은 같이 일하는 동안 지속적으로 해나가야 할 일이기 때문입니다.

그럼에도 여전히 많은 이들이 1:1 미팅을 평가 후 한 번 하고 마는 통과의례로 인식하고 실제 그렇게 실행하는 이유는 무엇일까요? 바로 1:1 미팅 참여자들이 다음 미팅을 기약하지 않기 때문입니다. 이는 단순히 다음 일정을 잡는 것의 문제가 아닙니다. 주간 팀 회의에서 다음 회의까지 알아올 것, 할 일 등을 정하는 것은 익숙한 일이지요. 마찬가지로 1:1 미팅에서도 성장과 목표 달성을 위해 다음 미팅까지 할 일들을 정해야 하지만, 팀에 합류한 직후라든지 평가 후 한번씩 하고 마는 1:1 미팅은 많은 경우 다음을 기약하기보다는 ‘앞으로 잘 해보자’와 같은 모호한 구호로 마무리되곤 합니다. 자리에서 일어나면 한 시간 동안의 이야기들이 그저 흩어져버리는 이러한 결론으로는 1:1 미팅 이전과 이후가 다르기 어렵겠지요.

1:1 미팅을 통해 지속적인 성과관리와 성장을 추구하기 위해서는 다음 1:1 미팅을 도모할 수 있는 오늘의 결론이 정해져야 합니다. 다음번 미팅에서 확인해야 할 것을 정하고, 이를 실제로 확인하고, 그에 기반해 새로운 액션 아이템을 고민해가며 목표 달성과 성장에 가까이 가는 반복(iteration)이 연속적으로 이루어져야 1:1 미팅의 목적을 온전히 달성하게 될 수 있는 것이지요. 그러므로 1:1 미팅의 말미에는 이번 미팅에서 나눈 이야기를 기반으로 정해진 기간 동안 수행할 액션 아이템을 정하면서 마무리해야 합니다.

그냥 리더가 팀원이 할 일을 정해서 말해주면 되지 않나요..? 🤔

바로 이러한 의문이 1:1 미팅이 더더욱 필요한 이유가 됩니다. 그간의 경직된 수직적 조직에서 리더는 ‘업무 지시를 하는 사람’으로 인지되곤 하고, 리더 스스로도 그렇게 인지하기 쉽습니다. 실제 리더로부터 일방적인 지시가 이루어지는 경우를 많이 목격할 수도 있지요. 이때 자신의 의견을 내기 어려운 팀원의 목소리는 설 자리를 잃기 쉽습니다. 하지만 리더가 일방적으로 지시한 업무와 1:1 미팅을 통해 팀원의 상황과 역량, 관심, 고민 등을 충분히 듣고 이해한 뒤 합의하여 도출해낸 액션 아이템 사이에서 팀원이 느끼는 ‘하고자 하는 마음’은 어느 쪽이 더 클까요? 쉽게 후자라고 답할 수 있을 것입니다.

리더십 코치로 활동하고 있는 백종화 그로플 CEO의 책 <원온원>에서는 ‘1:1 미팅은 팀원이 어젠다를 제시하고 리더와 함께 대안을 찾아가는 대화이며, 팀원이 1:1 미팅의 주인공’이라고 설명하고 있습니다.(링크) 팀원의 이야기를 적극적으로 듣는 과정을 통해 리더는 팀원에 대해 더 잘 이해할 수 있고, 친밀감을 형성해 회차를 거듭할수록 더 깊은 이야기를 나눌 수 있게 됩니다.(링크) 이러한 상호작용을 거쳐 팀원의 동기를 강화하고 역량과 관심을 가장 효과적으로 쏟을 수 있는 액션 아이템을 도출하는 방법으로서 1:1 미팅은 그 효용이 큽니다. 1:1 미팅에 적극적으로 나서는 리더는 곧 ‘업무 지시를 하는 사람’이라는 과거의 인식에서 벗어나, 팀원의 업무와 성장의 방향성을 함께 고민하고 길을 열도록 도와주어 이들의 성과를 끌어내는 역할을 감당할 수 있을 것입니다.

액션 아이템, 정하는 것만큼 기록하는 것도 중요합니다

1:1 미팅을 통해 도출된 액션 아이템의 필요성과 중요성을 확인했다면, 이제 실제로 액션 아이템을 정하고 실행할 차례입니다. 그런데 이 과정에서 중요한 것이 바로 ‘기록’입니다. 1:1 미팅으로 도출된 액션 아이템을 기록할 때 중요하게 생각해야 할 점을 살펴보겠습니다.

서로 같은 내용을 공유해야 합니다

1:1 미팅을 통해 도출된 액션 아이템은 어느 한 명의 일방적인 의지나 생각으로 정해지는 것이 아니며, 그렇게 정해져서도 안 됩니다. 리더와 팀원 서로의 업무나 상황에 대한 이해를 공유해 일치시키고, 이에 기반해 이후 더 나은 성과와 성장을 위한 구체적인 행동을 정한 결과물이어야 하지요. 그러므로 액션 아이템을 각자 알아서 정리하는 것보다 같이 있는 자리에서 액션 아이템에 대해 합의하고, 이를 동일하게 인지했는지 확인할 필요가 있습니다. 액션 아이템을 한 곳에 기록해두고, 이를 두 사람이 같이 확인할 수 있도록 하면 더욱 좋겠지요. 각자 미묘하게 이해가 다른 지점이 생길 위험을 줄이고, 같은 기록에 기반해 이후의 행동과 다음 1:1 미팅을 시작할 수 있기 때문입니다.

기록이 계속 쌓여야 합니다

1:1 미팅과 그로부터 도출된 액션 아이템이 계속 기록되어 한 곳에 쌓인다면, 그 자체로 목표 달성 및 성장의 흔적이자 다음의 방향성에 대해 고민하는 데 도움을 줄 힌트가 될 수 있습니다. 업무 목표이든 개인의 성장을 위한 일이든 1:1 미팅으로 도출되는 액션 아이템은 각각 별개의 것으로 보이더라도 일정한 연속성이 있게 마련입니다. 앞선 진전이나 성장한 상태에 기반해 다음을 도모할 수 있기 때문이지요. 1:1 미팅이 한번의 특별한 이벤트가 아닌 성과관리의 중요한 요소로서 반복된다고 할 때 그로부터 도출된 액션 아이템은 매번의 미팅 당시의 상황에서 더 나아간 다음을 고민한 근거로 남고, 이를 완수해가는 과정은 곧 성과 창출과 성장의 과정이 된다는 것을 기억하세요. 기록을 축적함으로써 연속된 맥락을 파악할 수 있도록 한다면 액션 아이템 기록의 효과를 더욱 키울 수 있을 것입니다.

언제든 쉽고 빠르게 확인할 수 있어야 합니다

앞서 언급한 1:1 미팅의 목적을 생각할 때, 1:1 미팅으로 도출된 액션 아이템은 꼭 일상 업무 관련 내용이 아니라 목표 달성이나 성장을 위해 별도로 진행해야 하는 일일 수 있습니다. 하지만 일상적인 업무의 연속에 치이다보면 이를 쉽게 놓치거나, 액션 아이템의 실천이 우선순위에서 밀리는 경우를 발견할 수 있게 되지요. 기껏 정한 액션 아이템이 책장 속 노트 한구석에 적힌 채 다음 1:1 미팅이 오기 전까지 눈에 띄지 않는다면 실제 실행으로 이어지기란 쉽지 않습니다. 그렇기에 내 시야에서 벗어나지 않고 언제든 필요할 때 바로 확인할 수 있는 곳에 액션 아이템을 기록하고 수시로 상기하는 것이 좋습니다.

레몬베이스와 함께 액션 아이템을 기록해보세요

레몬베이스는 성과관리의 ‘모세혈관’과 같은 1:1 미팅을 더욱 효과적으로 수행하는 데 도움이 되기 위해 ‘1:1 미팅’ 보드를 제공하고 있습니다.

레몬베이스 1:1 미팅 제품을 활용하면 1:1 미팅에 참여하는 두 사람의 미팅 기록이 한 페이지 안에 쌓입니다. 미팅 어젠다와 논의 내용을 모두 기록하고 저장해둘 수 있는 것은 물론, 그로부터 도출된 액션 아이템을 별도로 정리하는 것도 가능합니다. ‘해야 할 일’과 ‘완료한 일’을 분리해 기록해둘 수도 있지요. 지난 1:1 미팅 기록을 살피며 다가오는 미팅을 준비하면 논의의 연속성은 더하고, 모호한 기억에서 오는 불확실성은 줄일 수 있습니다. 지속적으로 이어지는 리더와 팀원 간의 1:1 미팅 기록을 쌓아가며 목표 달성과 성장에 한걸음 더 가까이 다가가보세요.