“성과가 떨어지고 있는 팀원을 어떻게 동기부여해야 할까요?”

성과 저하를 보이는 팀원과의 1:1 미팅 진행 가이드

레몬베이스는 지난 6월 여러 기업의 팀 리더들과 함께 그룹 토의를 중심으로 고민을 나누고 해법을 모색하는 ‘레몬베이스 스터디캠프’ 1회차를 진행했습니다. 당시 토의 주제였던 ‘성과가 떨어지고 있는 팀원을 동기부여하는 방법’은 실제 프로그램 참여 신청 과정에서 많은 리더들이 언급한 고충 중 하나였는데요, 비슷한 고민을 하고 있는 리더분들에게 도움을 드리고자 성과가 떨어지고 있는 팀원의 동기부여를 위한 효과적인 1:1 미팅 방법을 정리했습니다.

🚨 성과 저하 신호 감지

우선, 누구나 성과가 떨어질 수 있기 때문에 성과 저하 신호는 특정 구성원이 아닌 ‘구성원이 처한 상황’에 집중하여 포착해야 합니다. 성과가 높았다가 최근 저하된 경우, 일정 기간 이상 계속해서 낮은 성과를 내는 경우, 본인은 잘하고 있다고 생각하지만 성과가 기대치에 미치지 못하는 경우, 사소한 실수를 반복하는 경우, 업무 결과물의 완성도가 최근 급격히 낮아진 경우 등 성과 저하는 다양한 모습으로 나타날 수 있습니다.

따라서 이러한 모습이 보이는 경우에는 지체하지 않고 해당 팀원과 대화에 나서 개인과 팀에 미치는 문제를 최소화해야 합니다.(링크) 다만 이때 구성원 개인에 대한 편견을 배제하기 위해 다른 구성원이 같은 모습을 보여도 성과가 낮아졌다고 인식할 것인지 1:1 미팅을 요청하기 전에 한번쯤 돌아보면 좋습니다. 자신의 가정이 틀렸다는 것을 증명할 수 있는 증거를 함께 찾아보는 것도 객관적으로 상황을 인식하는 데 도움이 됩니다.(링크)

또, 1:1 미팅이 일방적으로 의견을 전달하는 자리로 비치지 않도록 충분한 준비와 계획이 필요합니다. 팀원의 성과 저하 시점, 빈도, 구체적 사례뿐 아니라, 과거 경력, 역할과 책임(R&R), 업무 성격, 직장 내 관계, 외부 환경을 미리 살펴보면 상황 이해에 도움이 되겠지요.(링크)

💬 성과가 떨어지고 있는 팀원과의 1:1 미팅

1:1 미팅의 목적은 팀원의 성과 저하 원인을 파악하고, 함께 해결할 방안을 찾아 궁극적으로 팀원의 성과 향상을 돕는 것입니다. 이러한 대화를 통해 팀원의 참여를 유도하고, 동기를 부여할 수 있습니다. 따라서 문제 상황을 명확하게 전달하되 상대방을 깎아내리거나 사기를 떨어뜨리지 않도록 긍정적인 어조로 말하는 것이 중요합니다.(링크) 1:1 미팅은 다음과 같은 순서로 진행합니다.

(1) 관찰한 상황을 구체적으로 전달한다

먼저 성과 저하의 신호를 감지한 상황이나 개선이 필요한 사항을 구체적인 사례와 함께 전달합니다. 예를 들어 업무 마감 지연이 잦아졌다거나, 자료 처리 과정에서 데이터 누락이 빈번히 발생하고 있다는 등의 사소한 신호도 포함할 수 있습니다. 또한, 상대방의 의도를 추측하거나 개인의 성격이나 특성에 초점을 맞추지 않도록 주의해야 합니다. 만약 팀원이 본인의 성과 저하를 인식하지 못하고 있다면, 상대가 현실을 깨달을 수 있도록 접근하는 것이 중요합니다. 이 경우 ‘저성과자’임을 알리는 것이 아니라, ‘현재 성과가 떨어지고 있는 상황’이라는 점을 인식시키는 데 중점을 두어야 합니다. 반대로 팀원이 스스로 본인의 낮은 성과를 인지해 이미 위축된 경우라면, 대화에 앞서 해결책을 찾기 위해 도움을 주고 싶다는 점을 명확히 전달하는 것이 필요합니다.

(2) 팀원이 직면한 문제를 확인하고 어떤 도움을 줄 수 있는지 파악한다

다음으로 성과가 저하된 원인을 당사자에게 직접 물어 파악해야 합니다. 성과 저하는 팀 내 커뮤니케이션 부족, 직무 적합성 및 역량, 건강 문제, 개인 상황 등 다양한 이유로 나타납니다.(링크) 따라서 필요한 지원을 효과적으로 제공하기 위해서는 팀원이 직면한 문제를 명확히 알아야 합니다. 예를 들어 기대치를 다르게 이해해 엉뚱한 결과물을 낸 경우와 동료와의 갈등으로 성과가 떨어진 경우에는 각각 다른 접근이 필요하겠지요.

또한, 팀원이 성과가 떨어진 원인을 솔직하게 말할 수 있도록 ‘적극적 경청’과 공감하는 태도를 보이는 것도 중요합니다. 대화를 통해 성과 저하의 원인을 파악한 후에는, “문제를 해결하기 위해 어떤 도움을 드릴 수 있을까요?” “앞으로 이러한 원인을 해소하려면 어떤 지원이 필요한가요?”와 같은 질문을 건네 팀원의 성과 향상에 실질적으로 도움이 필요한 부분을 확인합니다.

(3) 후속 조치 및 명확한 기대치를 합의한다

성과가 떨어지고 있는 문제 상황과 그 원인에 대해 충분히 이야기 나눴다면, 앞으로의 후속 조치를 결정하고 기대치를 합의해야 합니다. 이를 위해 팀원과 함께 문제 해결에 필요한 조치를 계획하고 이를 실행하는 기간을 설정합니다. 만약 성과 저하 원인이 새로 맡은 업무에 대한 ‘역량 부족’이라면, ‘역량 개선을 위해 직무 관련 강의를 언제까지 O개 이상 듣고 개선점을 찾아 순차 적용한다’거나, ‘현재 역량을 고려해 주간 달성 목표를 O개에서 O개로 하향 조정한다’ 등의 계획을 세워볼 수 있겠지요. 후속 조치를 계획할 때는 “제가 OO님의 상황이라면”, “만약 저라면 이렇게 처리할 것이다”와 같은 표현은 지양하는 편이 좋습니다. 이러한 표현은 리더가 해결책을 강요하는 듯한 인상을 줄 수 있어 자칫 상대의 수용성이 낮아질 수 있기 때문입니다.(링크) 따라서 팀원이 주도적으로 해결 방안을 제안하고 직접 실행할 수 있도록 지원하는 것이 팀원의 성장에 도움이 될 수 있습니다. 개선 방향을 함께 모색한 후, 팀원에게 얼마간 생각할 시간을 주어 상세 계획을 마련하도록 하는 것도 방법입니다.(링크)

성과 향상을 위한 1:1 미팅은 일회성에 그치지 않고 정기적으로 진행하는 것이 중요합니다. 이를 통해 팀원의 성과 저하가 실제로 개선되고 있는지, 혹은 계획을 다시 조정해야 하는지 판단해야 합니다.(링크) 만약 진척이 더딘 경우라면 다시 (2)로 돌아가 팀원이 마주한 어려움과 방해 요소를 확인하고, 필요한 도움을 제공합니다. 반대로 눈에 띄는 성과가 발견된다면 팀원의 노력과 결과를 인정하고 칭찬해 동기를 부여하는 것이 좋습니다.(링크)

🍋 스터디캠프에 참여한 리더들은 ‘성과가 떨어지고 있는 팀원의 동기부여’에 대해 어떤 결론을 도출했을까요? 아래 링크에서 토의 결과를 확인해보세요!
*이 토의 결과는 2024년 6월, 20여명의 팀 리더가 모인 ‘목표관리 스터디캠프’에서 그룹별 토의 결과를 취합해 정리한 자료입니다.