1:1 미팅 잘하고 싶은 리더를 위한 Q&A(2)

처음 리더 역할을 맡아 구성원과의 1:1 미팅을 앞두고 긴장했던 적 있으신가요?
“팀장님 잠시 이야기 나눌 수 있을까요?”라는 팀원의 갑작스러운 말 한마디에 심장이 덜컹했나요?
꼭 전하고 싶은 피드백이 있는데 1:1 미팅을 피하는 팀원이 있어 난감했던 경험이 있나요?
너무 바쁜 상황에서 1:1 미팅을 어떻게 효율적으로 진행할 수 있을지 고민하시나요?

이런 경험을 하신 리더라면 주목해주세요! 1:1 미팅을 효과적으로 하고 싶어하는 리더들 다수가 궁금해한 내용 중 10가지를 추려, 레몬베이스 1:1 미팅 제도의 설계자이자 레몬베이스 CPSO(Chief People Science Officer)로 일하고 있는 Anna에게 해답을 물었습니다. 그간 경영 컨설턴트, 스타트업 공동창업자로서, 또 수많은 팀의 리더로 일하며 쌓아온 경험과 지식을 기반으로 정리한 내용을 통해 1:1 미팅 전반에 대한 이해를 돕고자 합니다. 1:1 미팅을 처음 이끌어가야 하거나 지금보다 더 잘하고 싶은 리더라면 일독을 강력히 권합니다.

1:1 미팅, 더 이상 어렵게 생각하지 마세요

1:1 미팅이 두려운 리더들의 질문

▶️ 정말 바쁩니다. 이럴 때도 1:1 미팅 해야 하나요?
▶️ 얼마나 자주 해야 하나요?
▶️ 팀원이 어젠다가 없다고 합니다. 그래도 하나요?
▶️ 팀원의 고충을 듣고 있는 것이 힘이 듭니다.
▶️ 현명한 질문을 하기가 어렵습니다.

Q. 정말 바쁩니다. 이럴 때도 1:1 미팅 해야 하나요?

1:1 미팅을 하는 리더와 팀원 모두에게 가장 현실적인 고민일 수 있을 텐데요. 격주 1시간 미팅도 부담이 될 정도로 바쁜 시기라면 무리하여 미팅을 강행하기보다는 일정을 조정하시기를 바랍니다. 다만 가능하다면 주기는 유지하고 미팅 시간을 줄이는 것부터 시도해보시면 좋겠습니다. 짧게라도 자주 해야 좀 더 긴밀하게 ‘현재 시점에 놓치지 않아야 하는 안건’을 다루는 것이 어색하지 않으리라 생각합니다. 예컨대 한 달에 한 번 1:1 미팅을 한다면 길게는 한 달 전에 생각했던 주제를 다루어야 할 텐데요, 그때는 이미 대화가 필요하지 않은 상황이 되었거나 문제를 잘 해결할 수 있는 타이밍을 놓친 뒤일 수 있습니다. 그렇기 때문에 일단은 주기는 유지하는 것을 추천합니다.

특히 정말 바쁘더라도 이러한 상황의 구성원과는 꼭 1:1 미팅을 하시기를 바랍니다.

• 팀의 목표 달성을 위한 중요한 프로젝트를 시작한 팀원
• 성과, 성장 측면에서 이슈가 발견된 팀원
• 팀에 새로 합류한 팀원(온보딩이 끝날 때까지)

자주 대화가 필요한 구성원임에도 상황상 주기를 유지하기 어려운 상황이라면 식사를 하거나 차를 마시면서 1:1 미팅을 하는 것도 고려해봄직합니다. 실제 저도 식사를 하며 1:1 미팅을 하는 경우가 있습니다. 다만 이는 구성원과 나의 성향과 관계를 고려하여 제안하는 것이 좋습니다. 다시 말해, 구성원이 나와 밥을 먹으면서도 업무상 어려움이나 고충을 진지하고 솔직하게 이야기할 수 있는가를 고려하셔야 합니다. 갑자기 일방적으로 ‘밥 먹으면서 얘기하자’고는 하지 않으시길 추천합니다.

다시 본론으로 돌아가면, 1:1 미팅은 정기적인 일정이기에 바쁠수록 1:1 미팅 대상과 일정을 주기적으로 재검토하는 것이 필요합니다. 이런 질문을 스스로 던져보고 꼭 필요한 1:1 미팅에 에너지를 집중하시기를 바랍니다.

• 이번 분기에 더 자주 / 더 적게 1:1 미팅할 사람이 있을까?
• 1:1 미팅을 하면 좋을 만한 사람이 더 있을까?
• 1:1 미팅을 그만해도 좋을 만한 사람이 있을까?

Q. 얼마나 자주 해야 하나요?

일반적인 경우, 매주 혹은 격주 1:1 미팅을 합니다. 빠르게 변하는 외부 환경과 언제든 변할 수 있는 조직 내 상황을 생각하면 적어도 격주로 이야기를 나누어야 서로의 생각을 잘 동기화할 수 있으리라 생각합니다. 다만 ‘반드시 매주 혹은 격주여야 한다’ 생각하기보다는 미팅 상대방의 요구, 업무 상황, 역량, 경험 수준의 다름을 종합적으로 고려하여 설계하기를 추천합니다.

예컨대 리더의 입장에서는 1:1 미팅의 대상인 구성원이 몇 명이고, 어떤 특성이 있는지를 체크하여 아래와 같이 주기를 정해볼 수 있습니다.

• 4명 이하: 각 구성원 당 매주 30분~1시간 1:1 미팅 진행 가능
• 5명 이상: 현실적으로 모든 구성원과 매주 진행하기는 어려움. 목적을 고려하여 주기를 정함
  • 새 프로젝트를 시작한, 숙련도가 낮아 빠른 성장이 필요한, 팀에 새로 합류한 팀원과 더 자주 할 것
• 8명 이상: 업무에 따라 팀 내 시니어에게 1:1 미팅 위임도 고려할 수 있음
  • 위임하더라도 직속 팀원(direct report)의 경우 커리어 성장 및 기대치 정렬, 라포 형성을 위해 월간, 분기간 1:1 미팅 진행을 권장함

Q. 팀원이 어젠다가 없다고 합니다. 그래도 하나요?

팀원이 1:1 미팅의 어젠다가 없다고 한다면, 리더로서 아래 질문에 스스로 답을 해보시길 바랍니다. 아래의 질문에 스스로 ‘Yes’라고 대답할 수 있는 상태라면 1:1 미팅이 급하게 필요한 상황은 아니라고 할 수 있겠지만, 99%의 확률로 ‘No’인 답변이 있으리라 생각합니다(물론 1%의 가능성은 있습니다 😄).

• 중요한 업무에 대해 충분히 동기화(sync)되어 있는가?
• 리더는 팀원의 성과/성취를 잘 알고 있는가? 반대로 팀원은 리더의 기대치를 깊이 이해하는가?
• 팀원이(리더가) 일을 할 때 어떤 어려움을 겪고 있는지 알고 있는가?
• 팀원이 어떤 상황에서 동기부여가 되는지 나는 잘 알고 있는가?

스스로 ’No’라고 답변한 질문이 있다면, 그 질문을 팀원과의 1:1 미팅의 어젠다로 가져가는 것을 추천합니다. 혹 위 질문에 대한 응답이 모두 ‘Yes’라면 정말 좋은 일이지만, 그럼에도 1:1 미팅을 생략하기보다는 아래 어젠다를 참고해 구성원과의 소통을 더 심화해보시기를 권합니다.

• 팀원에게 피드백을 전달하고 싶을 때, 상황을 구체적으로 이해하기 위한 대화: “▵▵미팅에서 ~~라고 질문을 던져주셔서 생각을 정리하는데 도움이 되었어요. OO님은 어제 미팅이 어땠나요?”
• 팀원의 성장과 성공을 구체적으로 칭찬하고 인정하기 위한 대화: 리더의 긍정적인 피드백은 힘이 셉니다. 공개적인 칭찬과 인정에 병행하여 팀원의 성과를 진심으로 인정하며, 팀원은 스스로의 성취를 어떻게 느끼는지 등을 이해하기 위한 구체적인 대화를 나눌 수 있습니다.
• 건강 등 팀원의 개인적인 상황에 대해 긴밀히 이해하기 위한 대화: 업무 과정에서 개인적인 상황에 영향을 받지 않는 사람은 없습니다. 팀원의 상황을 가능한 수준에서 파악하는 것은 적절한 성과관리를 위해 필요한 일이라는 점, 그리고 개인의 상황을 주고받는 대화를 통해 소통의 장벽을 낮출 수도 있다는 점을 기억하세요.

Q. 팀원의 고충을 듣고 있는 것이 힘이 듭니다.

1:1 미팅을 하는 리더의 가장 어려운 문제일 수 있겠습니다. 1:1 미팅에 대한 고민을 나누는 자리에서 “팀원의 고민이 리더로서 해결해줄 수 없는 고민들이라 스트레스”라는 이야기를 자주 들었고, 저 또한 같은 고민을 하는 터라 그 어려움에 깊이 공감이 됩니다. 정답을 드리기는 어려운 주제지만 제가 지금까지 생각했던 바를 공유해보겠습니다.

일단 누군가의 고민을 한 시간 내내 들어야 한다면 누구라도 당연히 힘들 텐데요. 내가 당장 어찌할 수 없는 고민을 매주 혹은 격주로 이야기한다면 가장 친한 친구, 혹은 사랑하는 가족이더라도 힘이 들 텐데, 팀원 혹은 동료의 경우는 오죽할까요. 특히 리더와 구성원 관계에서 오는 부담도 있습니다. 당장의 해결을 기대하고 고충을 이야기하는 팀원의 문제를 리더로서 아무것도 해결해 줄 수 없다면 리더 스스로 무능력하다고도 느낄 수 있고요. 같은 고민을 반복적으로 이야기하는 팀원이 답답할 수도 있습니다. 리더로서 자신이 경험하는 대부분의 1:1 미팅이 그렇게 진행된다면 1:1 미팅 자체가 싫어질 수도 있겠지요. 만약 지금 내가 1:1 미팅을 부담스럽고 싫다고만 생각한다면, 어디서부터 악순환이 시작되었는지 돌아보는 것을 추천합니다.

더불어 고충을 말하는 팀원이 무엇을 기대하고 1:1 미팅에서 그 이야기를 하는지 정확하게 이해하는 것이 중요합니다. 제 경험으로는 팀원이 ‘당장의 해결’을 기대했다기보다는 고충에 대한 공감 혹은 시간이 걸릴지라도 함께 해결책을 고민하기를 기대하는 경우도 많았습니다. 그렇기 때문에 리더가 쉽게 해결하기 어려운 문제에 대해 팀원이 반복적으로 이야기한다면, 그 속의 기대를 잘 확인해볼 것을 권합니다.

위와 같이 대화를 나누며, 아래와 같이 리더가 해결하기 어려운 문제임에도 해결해주길 기대한다면 ‘왜 내가 해결하기 어려운지에 대하여’ 상황을 정확하게 설명하고 구성원의 이해를 구해볼 수도 있습니다.

• 리더의 권한과 책임을 벗어나는 문제
• 리더가 직접 경험(관찰)하지 못한 문제
• 팀원의 개인적인 문제

구성원의 기대를 확인하고 충분히 나의 상황을 설명했음에도 계속 같은 문제를 이야기한다면, 구성원이 아직 말하지 못한 숨겨진 기대나 문제가 더 있을 수도 있으니 이 방향으로 대화를 이어가보는 것도 가능합니다. 예컨대 제가 강의에서 만난 어떤 리더의 경우 구성원이 ‘집이 멀어서 너무 힘들다’는 이야기를 1:1 미팅에서 반복적으로 몇 달에 걸쳐 했는데, 결과적으로 구성원의 기대는 ‘재택근무 제도 도입’이었다고 합니다.

나아가 구성원의 고충을 해결하기 어려운 상황에서, 리더인 내가 왜 스트레스를 받는지 스스로 잘 생각해보는 것도 심리적 안전감을 위해 중요합니다. 예컨대 스트레스를 받는 이유가 리더로서 문제를 해결해주지 못하기 때문인지, 팀원이 나를 무능력하게 생각하고 신뢰를 잃게 되는 것이 두렵기 때문인지 구분해서 생각해보는 것이 필요합니다. 문제를 해결해주지 못하여 스트레스를 받는다면 해결할 수 있는 문제인지 아닌지를 구분하고 해결할 수 있지만, 해결이 안되는 문제라면 내 역량의 부족인지 다른 이유인지 최대한 객관적으로 바라보며 다음을 도모하는 것이 당장은 마음이 쓰릴지라도 장기적으로 리더에게 약이 될 것이라 생각합니다.

문제 해결 가능 여부 때문이 아니라 ‘팀원이 나를 어떻게 생각할지 두렵다’는 생각과 함께 신뢰를 잃는 것 같아 스트레스가 된다면 1:1 미팅을 신뢰를 쌓아가는 과정으로 활용해보시기를 바랍니다. 1:1 미팅은 두 사람이 긴밀하게 꽤 자주, 길게 대화를 나누는 시간이기 때문에, 리더와 팀원이 신뢰를 쌓을 수 있는 기회이자 얼마나 서로를 신뢰하는지 확인할 수 있는 자리가 될 수 있습니다. 1:1 미팅에서 구성원이 털어놓은 문제를 리더가 해결하지 못하더라도 신뢰를 잃지 않을 수 있는 방법은 충분히 있다고 생각합니다. 예컨대 팀원의 문제를 충분히 이해하고자 진심으로 노력하는 것, 현실적으로 도움이 되는 코칭을 할 수 있다면 더 좋지만 그렇지 않더라도 구성원과 해결책을 함께 진지하게 고민하는 것, 리더의 권한 내에서 할 수 있는 일들부터 시도하는 것 등을 통해 신뢰를 쌓아가는 좋은 대화를 할 수 있으리라 믿습니다.

신뢰 없이 1:1 미팅을 계속하는 것은 리더와 구성원 모두에게 큰 스트레스입니다. 한번에 마법처럼 신뢰가 생기지 않더라도 꾸준히 대화하면서 신뢰를 만들어가기를 바랍니다.

Q. 현명한 질문을 하기가 어렵습니다.

직설적이어서 부담스럽거나, 너무 무겁지도 가볍지도 않으면서 핵심을 파악할 수 있는 '좋은 질문'을 어떻게 하느냐가 늘 고민인 것 같아요. 가령, 팀원이 어떤 방향으로 성장하고 싶은지 알고 싶을 때 '어떤 방향으로 성장하길 원해요?'는 너무 일차원적이고 직접적인 질문 같아서요. 현명한 질문을 던지는 방법이 늘 고민됩니다. - 레몬베이스 팀 리드

위의 말은 레몬베이스의 팀 리드인 제 동료가 했던 말입니다. 효과적인 1:1 미팅을 고민하는 리더라면 ‘현명한 질문’을 잘하고 싶다는 생각을 한번쯤 해보셨을 텐데요. 제가 생각하는 좋은 질문은 ‘정확하고 사려깊은 질문’입니다. 직설적이더라도 상대방을 이해하는 데 필요한 질문이 있다면 정확하게 묻고, 상대의 감정을 배려하며 간접적으로 돌려 말하기보다는 상대가 충분히 질문의 맥락을 이해하고 답변할 수 있도록 기회를 주는 것이 좋은 질문이라 생각합니다. 내 입장에서 정확하게 묻는 것이 아니라, 상대가 정확하게 이해했는가가 더 중요한 것이지요. 예컨대 이런 대화를 통해 ‘정확하지만 사려깊은 질문’의 방향을 그려볼 수 있으리라 생각합니다.

📌 마지막으로 꼭 강조하고 싶은 3가지 이야기

여기까지가 제가 전하고 싶었던 1:1 미팅이 아직 낯설거나 1:1 미팅을 좀 더 잘 하고 싶어 하는 리더를 위한 기초적인 가이드입니다. 글을 마치며, 아래 3가지 내용은 꼭 기억에 남겨주시면 좋겠다는 생각으로 정리합니다.

1. 1:1 미팅은 팀원이 주인공이 되는 대화입니다. 필요하다면 의식적으로 입을 꾹 닫아보세요.

2. 효과적인 1:1 미팅을 위해서는 팀원과 합의한 규칙이 꼭 필요합니다. 지킬 수 있는 간단한 규칙을 세워보세요.

3. 1:1 미팅은 리더와 팀원이 함께하는 훈련입니다.

• 준비하고 노력할수록 더 나은 대화가 가능합니다.
• 어떤 미팅은 만족스럽고, 어떤 미팅은 불만족스러울 수 있습니다. 중요한 것은 미팅 참여자인 리더와 구성원이 계속 더 나은 방식을 찾는 것입니다.
• 함께 계속 해나가는 훈련처럼 1:1 미팅을 하다보면 자연스럽게 신뢰를 쌓을 수 있습니다. 한번에 쌓을 수 있는 신뢰는 없기에, 지치지 않고 1:1 미팅을 계속할 수 있는 우리 팀의 방식을 찾아가시기를 바랍니다.